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索引号: 431100043/2005-00151 分类:  
发文机关: 市档案局 发文日期: 2005-12-09
名称: 国家档案局印发《关于加强企业档案信息化建设的意见》的通知
文号 :    
国家档案局印发《关于加强企业档案信息化建设的意见》的通知
2005-12-09           来源: 永州市人民政府门户网站 【字体:   打印


各省、自治区、直辖市档案局,各计划单列市档案局,新疆生产建设兵团档案局,有关中央和国家机关档案部门,中央企业档案部门:

“坚持以信息化带动工业化,以工业化促进信息化”是党的十六提出的走新型工业化道路的指导方针。企业档案作为企业重要信息资源,在企业信息化建设中具有重要作用。为促进企业档案信息化建设健康发展,我们研究提出了《关于加强企业档案信息化建设的意见》,现发给你们,望参照执行。

 

关于加强企业档案信息化建设的意见

 

(2005年5月8日)

 

为促进企业档案信息化建设的健康发展,根据《中央办公厅 国务院办公厅关于加强信息资源开发利用工作的若干意见》和国家档案局中央档案馆《全国档案信息化建设实施纲要》的精神,就加强企业档案信息化建设提出如下意见。

一、充分认识企业档案信息化建设的作用

(一)企业档案是企业重要信息资源,档案信息化建设是企业信息化建设的组成部分,也是企业档案管理创新的重要方面。企业应采取有效措施,加大投入,确保企业档案信息资源的完整、安全和有效开发利用,全面推动企业档案管理现代化。

(二)企业档案部门要做好对计算机系统及数字设备中形成的电子文件(数据)的采集、归档、存储和管理工作,做好对已有纸质、照片及声像档案进行数字化处理工作,为企业提供档案信息网络化服务。

二、明确企业档案信息化建设的目标与原则

(三)企业档案信息化建设要以促进、完善企业信息化和提升档案管理水平为总目标。企业应将档案信息化建设纳入企业整体信息化建设的规划和方案,企业档案信息化建设要适应企业信息化的要求,建立科学适用的文件归档、保管和利用管理系统,正确处理循序渐进与整体提升的关系,保证企业档案信息化建设健康有序发展。

(四)坚持档案信息化建设与企业信息化建设同步的原则。企业档案部门应加强与企业信息化建设主管部门的联系,提出档案信息化工作的基本要求,并将档案管理系统纳入企业信息化系统之中,实现档案管理系统与企业信息系统的无缝链接。

(五)坚持技术与管理并重的原则。以管理统领信息技术,以信息技术促进管理创新。企业档案管理理念、方法、技术和手段要充分考虑信息技术的发展和最新成果的应用,信息技术应用要服从和服务于企业管理的需要和企业信息化建设进程的整体要求。

三、建立健全企业档案信息化建设规章制度

(六)企业应根据国家有关档案信息化建设的规范和标准,建立健全电子文件的形成、流转、处置和监控制度,收集、归档、鉴定和销毁制度,利用和保密制度,安全管理与责任追究制度。切实落实各项制度实施的保障措施,根据电子文件的特点,执行相关技术标准,规范电子文件的数据格式,实现电子文件、电子档案的全程管理。

(七)企业应保证电子档案真实、完整和有效。对保管期限为永久和长期的电子档案,应同时保存相应的纸质档案,并确保相关电子档案与纸质档案的一致性。

四、建立适应企业信息化要求的档案管理系统

(八)重视档案信息管理系统的设计和管理软件的选择与开发。企业档案管理系统应与企业有关管理系统(如设计、生产、经营、财务、材料、管理、服务等)相衔接,确保档案部门对本企业各类电子文件、电子档案的收集、整合、控制和传递。档案信息管理系统设计,应遵循模块设计、分层实现、循序渐进的原则。

(九)依据国家有关档案信息化建设的规定、规范,档案管理软件应具备适应多种文件存储格式、支持实时浏览、具有互联网及内联网检索功能,能够实现收集整理、数据存储、检索浏览、借阅管理、权限控制、统计报表、鉴定销毁、数据输入(输出)及格式转换的控制与管理,满足企业文档一体化管理、业务流程管理和信息资源开发利用的需要。

五、完善电子文件归档与档案信息数据库的管理

(十)企业档案部门应参照国家有关文件材料归档规定,根据文件和数据价值,确定电子文件归档的范围、内容及保管期限。企业档案部门应与信息管理部门共同对企业信息化建设中各类业务信息系统(企业资源计划、客户关系管理、计算机辅助设计/工艺/制造、产品数据管理、计算机集成制造系统、办公自动化系统及电子邮件系统等)所形成的文档及数据库信息提出归档管理方案。

(十一)确保电子档案的安全。企业档案部门要建立严格管理制度,从技术与管理两方面,确保档案实体与信息的安全,确保网络传输及档案数据库的安全。

(十二)提供高质量的服务。信息技术为档案服务提供了便利条件,档案部门应进一步加强档案资源建设,根据企业经营需要,提供专题或集成的档案信息服务。

六、加强对企业档案信息化建设的规划和指导

(十三)各级档案行政管理部门应加强对企业档案信息化建设的引导;中央企业档案部门应加强对所属及控股企业档案信息化建设的规划和指导,保证企业档案信息化建设顺利进行。

(十四)企业档案信息化建设要与企业改革与流程再造相结合,与企业档案管理模式创新相结合,要积极开展对企业档案信息化的研究,及时交流和推广先进经验。

(十五)积极推进企业档案信息标准化和规范化建设。各级档案行政管理部门和中央企业档案部门应积极组织贯彻落实国家档案信息化相关标准和规章;结合企业档案信息化建设的实际情况,适时制定相关企业电子文件、电子档案管理的标准与规范及其实施细则。

(十六)加强企业档案信息化管理人才队伍建设。加强信息技术人才的引进和档案人员信息技术知识的培训,提高档案人员运用信息技术的技能,引导档案人员适应信息化要求。要认真研究信息化条件下企业档案管理现代化的新要求,积极推进企业档案信息化建设。

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