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索引号: 431100043/2005-00149 分类:  
发文机关: 市档案局 发文日期: 2005-09-27
名称: 档案信息化建设讲座
文号 :    
档案信息化建设讲座
2005-09-27           来源: 永州市人民政府门户网站 【字体:   打印

一、 档案信息化概述
         随着社会信息化进程的加快,信息资源已成为人类经济、社会活动的战略资源。《中共中央关于制定国民经济和社会发展第十个五年计划的建议》中提出:大力推进国民经济和社会信息化,是覆盖现代化建设全局的战略举措。档案是一种原生的信息资源,档案信息化建设是国家信息化建设的一个重要组成部分。信息技术及信息产业的高速发展,给档案工作带来了挑战,同时也带来新的机遇。加强档案信息化建设,是档案事业适应时代和社会发展,加速档案管理现代化的客观要求,是发展先进生产力和先进文化的必然要求,也是提高档案信息服务水平的必经之路,是为广大人民群众服务的重要举措,对于档案事业的新发展具有十分重要的现实意义和深远的历史意义。
         档案信息化建设,是指在国家档案建设管理部门的统一规划和组织下,在档案管理的活动中全面应用现代信息技术,对档案信息资源进行数字化管理和提供利用。它使档案管理模式发生转变,从以档案实体保管和利用为重点,转向档案信息的数字化存储和提供服务为重心,从而使档案工作进一步走向规范化、数字化、网络化、社会化。
        档案信息化建设,是一项关系档案事业发展全面的战略举措,必须遵循三条基本原则,即文档一体化原则、双轨制原则和确保网络安全的原则。
三项基本原则是我们进行档案信息建设过程中要坚持的重要指导思想。
          二、档案信息化建设的主要内容和任务
 (一) 档案信息化建设的主要内容
档案信息化建设主要包括:基础设施建设、档案信息资源建设、应用系统建设、标准规范建设和人才队伍建设等五个方面的内容。
1、标准规范建设。是对电子文件的形成、归档和电子档案信息资源标识、描述、存储、查询、交换、网上传输和管理等方面,制定标准、规范,并指导实施的过程。档案信息化的标准、规范相当于信息高速公路上的“交通规则”,对于确保计算机管理的档案信息和网络运行的安全、畅通,具有十分重大的意义。
2、基础设施建设。主要指档案信息网络系统和档案数字化设备。它是档案信息传输、交换和资源共享的基础条件,只有建设先进的档案信息网络,才能充分发挥档案信息化的整体效益。
3、应用系统建设。应用系统建设主要内容包括档案信息的收集、档案信息的管理、档案信息的利用、档案信息的安全等方面,它关系到档案信息化建设的速度与质量、集中体现了档案信息建设的效益和档案信息服务的效果。
4、档案信息化资源建设。档案信息化资源建设是档案信息化建设的基础和核心,是一项长期的工作。档案信息是国民经济和社会发展的战略源资源之一,它的开发和利用是档案信息化建设取得成败的关键,也是衡量档案信息化水平的一个重要标志。档案信息资源建设主要内容包括馆藏档案的数字化和电子文件的采集和接收。档案信息资源建设主要形式包括馆藏档案目录中心数据库建设、各种数字化档案全文及专门数据库建设。
5、人才队伍建设。档案信息化建设,人才是关键。人才是最宝贵的资源。它不仅需要档案专业人才,计算机专业人才,更需要既懂档案业务,又熟悉信息技术的复合型人才。
(二)档案信息化建设的主要任务
     1、以研制和指引电子文件归档管理的标准为重点,加快档案信息资源管理标准规范的制定和推行。
     2、以档案部门的内网、外网,党政机关专网的建设为重点,加强档案信息化的软硬件基础设施建设。
3、以档案信息管理系统(如深圳市档案局和深圳世纪科怡公司共同研制的“世纪科怡档案管理系统”、清华紫光、珠海泰坦等电子文件/档案管理软件)的推广应用为基础,以“数字档案馆”和“电子文件管理系统”的研制为重点,加强档案管理应用系统的建设。
4、以馆藏档案的数字化为基础,以电子文件的归档管理为重点,加强档案信息资源的建设。
5、以档案专业人才,计算机专业人才为基础,以复合型人才为重点,加强档案信息资源管理专门人才队伍建设。
 三、 档案信息化的标准规范建设
档案信息化的标准规范建设包括管理性、业务性和技术性规范三个方面的内容。
(一)管理性标准规范
     管理性标准规范是对电子文件/档案信息进行管理的一套规则,包括计算机安全法规与标准,数字档案信息资源合法性的确认等,它需要国家档案行政管理部门统一制定并推广实施,以保证电子文件/档案信息的统一规范和资源共享。
         目前,国务院及有关部门颁布了一系列计算机安全的法规与标准,如:《中华人民共和国计算机信息系统安全保护条例》,《计算机信息网络国际联网安全保护管理办法》,《计算机病毒防治的办法》等。
   (二)业务性标准规范
    业务性标准规范是对电子文件/档案业务处理的规范,其范围包含电子文件/档案的术语标准及管理规范。它包括与档案信息化建设相关的术语标准、资源的标识、描述数字档案文件格式、元数据格式、对象数据格式等标准。
          国家已颁发的标准《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》,是CAD电子文件收集、归档与利用的统一规范。国家标准《电子文件归档及管理规范》和地方标准《深圳市电子文件归档及管理办法》,是电子文件归档、管理及安全有效利用的规范。
          目前,国家档案局委托深圳市档案局正在制定《电子邮件公文归档与管理规则》。正在制定的标准还有:《档案数字资源加工规范》、《电子文件元数据标准》、《电子文件档案著录规则》、《电子文件保管期限表》、《电子文件档案鉴定标准》等。
         (三)技术性标准规范
          技术标准规范包括电子文件/档案的数据存储压缩格式规范、数据交换标准规范、数据加密、水印技术规范和系统软硬件设施技术标准等。其中有些技术标准是电子信息管理的共用标准,如《信息交换用七位编码字符集》、《信息交换用汉字编码字符集》等。目前正在制定的标准有:《档案信息应用系统技术标准》、《档案信息数据存储、压缩格式规范》、《数据加密算法规范》、《数字水印标准》、《电子文件/档案存储格式与载体规范》、《照片档案数字化技术规范》、《录音与档案化技术规范》等等。
      四、  档案信息化的基础设施建设
    档案信息化的基础设施建设主要包括网络环境建设、硬件环境建设、系统软件建设等。
        (一)网络环境建设。
根据三种不同的服务对象和范围,网络环境建设分为三个层次:内网、与政府连接的政务网、与互联网连接的公众网,并实行三网物理隔离,形成三个相互独立的网络。
1、支持内部服务的馆内网 (简称内网)。 内网服务中心主要负责以下工作:
(1)将采集和预处理系统产生的数据进行加工组织和存储;
(2)向内部用户发布信息,并提供检索、演示等服务;
(3)支持内部日常办公;
(4)向政府网和公共网提供需要的数据;
(5)进行网络、数据和用户的管理与维护;
    2、支持政府部门服务的政府专网(简称政务网) 。
   以政府部门为服务对象的专用服务网。政务网服务中心负责以下工作:
   (1)采集信息并送到采集与预处理系统;
   (2)向政府专网用户提供信息服务;
   (3)进行网络、数据和用户的管理维护;
    3、支持大众服务的公众网(简称外网)。
 以社会大众为服务对象的通用服务。通过该网络向大众媒体提供多种形式的档案资料查询、浏览服务,如文字资料、语音资料、视频资料等,还可以提供如虚拟现实场景等特殊服务。
 外网服务中心负责以下工作:
    (1)采集信息并送到采集与预处理系统;
    (2)向Internet用户提供信息服务;
    (3)进行网络、数据和用户的管理维护;
        (二)硬件基础设施建设
  档案信息化管理主要体现在电子文件管理系统和数字档案馆的建设和运行。根据功能需要,必须建设大容量的信息资源数据库、大规模并发用户的访问服务管理系统,配置大型高速交换机、路由器、光端设备、并行处理的高性能服务器、便于扩充的规模型集群系统、智能城域网系统、操作系
(三)统、高可靠性的信息安全系统和存储系统、数据库管理系统和其他相关系统等。
  基础硬件设施主要包括网络设备、服务器、存储设备、安全设备、案数字化加工设备以及其它支撑设备等。
系统软件建设
计算机运行所需的各种程序及有关文字资料统称为软件。计算机软件分为系统 软件和应用软件两大类。
系统软件是由计算机设计者提供的一类程序,这类程序的着眼点是利用计算机本身的逻辑功能,达到管理计算机系统的各种资源,充分发挥计算机效率,便于用户使用和管理的目的。系统软件包括:计算机的监控管理程序、调试程序、语言翻译程序、数据库管理系统、存储和安全管理系统、以及操作系统。计算机操作系统是系统软件的核心,它独立于计算机,是控制和组织计算机活动的一组程序,是用户和管理机器的接口,是整个系统运行的基础。目前世界上流行的操作系统有:DOS、Windows、UNIX、LINUX等。
应用软件是用户利用计算机及其所提供的各种软件编制的、用来解决某些具体应用问题的程序。如:人事管理软件、财会管理软件、档案信息管理软件、电子文件管理系统软件等。                 
          五、档案信息化的应用系统建设
     档案信息化的应用系统建设包括两个层面的应用系统:一是数字档案馆的应用系统;二是现有档案馆、档案室的业务管理应用系统。
   (一)数字档案馆的应用系统。这是一个可扩展的网络应用系统。其功能应能涵盖对档案的数字化加工、数字档案的信息采集、处理、存储、归档、组织、发布、利用及数字管理全过程,具有可扩展和实用的特性。目前深圳数字档案馆的这一应用系统已基本建成,正在进一步完善之中。
        (二)现有档案馆室的应用系统。在深圳市机关企事业系统广泛使用的档案信息管理系统是由深圳市档案局组织研制的“世纪科怡档案管理系统”。该档案管理系统共有文件管理、档案管理、资料管理、检索、利用、保管、鉴定、转交接收、编研、统计、数据管理、系统维护等12个功能模块,具有“文档一体、综合管理、馆室衔接”的特点,软件评测达到国家软件行业测评8A级。
         1、“文件管理”功能模块有3个子系统:文件登记、文件归档、报表打印。实现了收文、发文、登记管理、文件自动归档和打印功能。
    2、“档案管理”功能模块有4个子系统:档案录入、归档、档案调整、制作目录。实现了档案录入、归档处理和目录打印功能。
          3、“资料管理”功能模块有2个子系统:资料登记、报表打印。
    4、“检索”功能模块有3个子系统:文件检索、档案检索和资料检索。
    5、“利用”功能模块有“利用人管理”、“登记”、“查询”、“归还”、“统计”5个子系统。能做到管理人性化,智能化。
    6、“保管”功能模块主要记录库房温湿度和存放位置索引。
     7、“鉴定”功能模块实现了档案鉴定和销毁清册电脑化管理。
          8、“统计”功能模块实现了“基本情况年报”和“报表统计”的填报和打印功能。
          9、“数据管理”功能模块实现了“数据导入”、“数据导出”、“备份与恢复”的功能。
       10、“移交接收”功能模块实现了档案室和档案馆之间移交和接收档案的“馆室衔接”功能。
     11、 “系统维护”功能模块包括:全宗管理、实体分类、辅助字典、档号格式、用户管理、日志检查等6个子系统,可完成系统中“全宗”、“实体分类”、“档号格式”、用户名、密码和权限的设置。
    12、 “编研”功能模块可以完成“组织沿革”, “大事记”,“人事任免”,“重要文献汇编”等常用的编研工作。
     六、  档案信息化资源建设
          档案信息资源建设是档案信息化管理中最基本也是最重要的建设任务,包括数字信息数据的构成形式和来源两个方面。
         (一)数字信息数据的构成形式
 主要有:文本文件、图形文件、图像文件、影像文件、声音文件及其它文件。
1、文本文件(Text)。使用文字处理软件生成的,由字、词、数字或符号表达的文件,存储内容由ASCⅡ标准代码的GB18030标准汉字代码构成(如TXT、XML、DOC等格式文件)。用不同文字处理软件编辑的文本文件一般不能交换使用,纯文本文件不包含格式代码,在使用时不受计算机硬件和软件类型的限制。
2、图形文件(Graphic)。根据一定算法绘制的图表、曲线图,包括几何图形和把物理量如应力、强度等用图标表示的图形等等。计算机辅助设计(CAD)或绘图中产生的文件,如设计模型、图纸、图画等即为图形文件。
3、图像文件(Image)。使用数字设备采集或制作的画面,如用扫描仪扫描的各种原件画面,用数码相机拍摄的照片等。纸质文件、缩微胶片均可经过扫描转换成数字图像文件(如JEPG、BMP、TIFF等)。
4、影像文件(Video)。使用视频捕获设备录入的数字影像或使用动画软件生成的二维、三维动画等各种动态画面,如数字影视片、动画片等。视频捕获设备可将模拟影像转换成数字影像。影像文件需要较大存储空间,其分辨率与存储空间成正比。影像文件有不同的格式或标准,播放时需要使用相关的设备和程序(如MEPG、AVI等格式文件)。
5、声音文件(Audio)。用音频设备录入或编曲软件生成的文件(如MP3、WAV、MIDI等)。用音频设备录入并转换为数字形式的文件,采样频率是单位时间内的采样次数,采样频率和速率越高,音质越好,文件所占存储空间就越大。声音文件播放时需要使用相关设备和程序。
6、其他文件。如命令文件,亦称计算机程序(Program)。是指为处理各种事务,用计算机语言编写的程序,是一种计算机软件。它的形成过程一般是由程序员编写“源程序”输入计算机,通过相应的编译程序编译后执行,有些还要经过连接程序才能执行。
     数字信息数据的来源和采集范围
    1、现有档案馆(室)藏各种档案的数字化。通过多媒体技术、数据库技术、数据压缩技术、网络技术等手段,将现存各种载体档案进行数字化处理,并整合到相应的档案信息数据库中。整个数字化应用系统包括:扫描输入、纠错检查、索引录入、数据存储、光盘输出等主要环节。2、收集和接收各种形式的电子文件。有两种方式:一是网络在线移交接收,即将需移交的电子文件档案通过网络直接传输到档案馆(室),或加工后传输到档案部门规定的地址中,并存储在档案馆本地载体的过程。二是介质移交接收,即将电子档案存储在一定的介质上移交给档案馆(室),也称卸载式移交接收。网络移交既可实时进行,也可与介质移交一样,按照档案馆接收周期定期移交。由于介质移交有一定的周期性,为了及时将可以公开的电子文件和电子档案向社会各界提供利用,数字档案馆可以实时地通过网络在线接收各立档单位的电子文件/档案。 3、有档案性质的行业、专题信息资源库。除了上述档案文件之外,各种具有档案性质的政府和行业信息及专题资源库也是数字档案馆资源建设的重要采集内容。主要途径是:一是通过网络在线采集网络上现有的各种信息资源库,如国土信息资源库、人口统计数据库等;二是根据社会需求,采购一些全文光盘数据库补充数字档案馆数字资源建设的不足,如《中国科技文献数据库》、《中国科学文献数据库》等。
    4、互联网上其他具有档案价值的信息。为充分发挥数字档案馆作为知识库群的作用,互联网上其他零散、无序的具有档案价值的信息也是数字档案馆采集的对象。例如,各网站的历史照片、新闻报道、网页、统计数据、历史事件的声像资料等。
     把有档案价值的网络信息下载到本地,经过一定的整理、组织、加工、成为本地的现实资源。除了下载各种档案信息之外,数字档案馆还将根据用户的需求,对网络上的数据或网络信息建立指引库(或导航站)。首先要从成千上万的网站中挑选出具有价值的网站,然后对这些网站进行分类,建立起指引库,使用户能方便地通过指引库获取自己需要的信息。
 
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