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索引号: 431100043/2005-00150 分类:  
发文机关: 市档案局 发文日期: 2005-09-27
名称: 永州市档案信息化建设实施意见
文号 :    
永州市档案信息化建设实施意见
2005-09-27           来源: 永州市人民政府门户网站 【字体:   打印

       为切实加强我市档案信息化建设的规范化管理,加快我市档案信息化建设步伐,进一步发挥档案信息资源服务社会的作用,根据湖南省档案局、湖南省人民政府信息化工作办公室《关于印发〈湖南省档案信息化建设实施意见〉的通知》的总体要求,现制定永州市《全市档案信息化建设实施意见》。                                                                                         
一、档案信息化建设的指导思想和发展目标
我市档案信息化建设的指导思想是:以党的十六大精神为指导,按照全省档案信息化建设的总体要求,紧密结合我市档案工作实际,以实用性为目的,加快推进档案信息数据库建设、信息管理标准化建设和档案信息网络化建设进程,以此提升和改造传统的档案管理和利用方式,带动和促进档案业务基础工作,提高和拓展档案工作的服务能力和服务水平。
“十一五”期间,我市档案信息化建设的发展目标是:本着统筹规划、突出重点,统一标准、分级建设,集中管理、安全保密的原则,加强全市档案信息化基础设施建设,构建全市档案信息数据库,开展向社会提供网上查询档案信息服务,加快推进全市档案信息网建设,推动现行文件中心信息化管理,加大档案信息化标准体系、安全保障体系和人才队伍的建设力度,在市、县档案馆开展电子档案的规范化管理工作和馆藏档案数字化的工作。到“十一五”末,全市档案系统“三网一库”基本构建成形,即:市局和部分有条件的县(区)级档案部门要努力建设并投入使用内部局域网,基本实现档案管理现代化和办公自动化;依托电子政务网络建设,建立起为各级党政机关服务的档案目录信息中心;依托互联网建立起面向社会、服务公众的档案网站,基本构建起永州市档案工作信息网络;以档案馆为核心,以全市处级立档单位档案室为重点,以网络运行为手段,推动档案工作管理和服务的现代化,力争使档案信息化与各单位电子文件管理同步发展,初步实现电子文件和电子档案网上归档和移交,为建设全市档案信息数据库奠定基础,为全市经济建设和社会发展服务。
二、档案信息化建设的分步实施方案
(一)各级立档单位档案室的工作任务
1、全面启动电子文件和电子档案的规范化管理工作。从现在起,在全市各处级立档单位中全面启动电子文件和电子档案的规范化管理工作。各级各单位要落实计算机及其配套设施。计算机及其配套设施是开展档案信息化建设的基本手段和必备工具。按照湖南省档案局关于“实行统一管理、统一数据格式、统一计算机软件”的要求,各级档案馆、室档案信息化建设的设备配置要达到以下标准:奔腾4代以上计算机、金通智能档案管理软件(单机版或网络版)、金通现行文件报送软件、打印机、扫描仪、刻录机、磁盘柜等。市直一级单位,原则上要在2006年底前配备上述信息化基础设施,市属企事业及市直二级单位原则上要在2008年前对档案实行计算机管理,各级各单位在建立办公自动化系统时,须配备相应的档案管理软件,统一规范电子文件起草、签发、传送、办理、收发、归档标准和电子档案管理标准,为电子文件和电子档案规范化管理提供保障。
2、积极推进文档一体化管理工作。按照档案工作与机关各项工作同步发展的原则,采取分层限时的方法,积极推进文档一体化管理工作,配合贯彻《归档文件整理规则》,加快电子文件归档和电子档案规范化管理进程。
2006年重点是在档案管理已达到省一级以上标准的单位推行此项工作,一是要求省一级以上的档案室配备适用的专用计算机,和统一的文档一体化管理软件;二是完成室藏文书档案文件级和案卷级目录的录入工作;三是尝试电子文件归档和电子档案规范化管理,特别是已实现无纸化办公、建立网站或机关局域网和计算机利用率较高的单位,要率先开展电子文件归档和电子档案规范化管理工作;四是结合文档一体化管理,加强已归档件级文件的计算机管理工作。
2006年凡档案管理达标单位都要配备计算机和管理软件或管理程序,年底前完成室藏文书档案文件级和案卷级目录的录入工作,结合单位实际情况开展电子文件归档和电子档案管理工作。
2007年所有处级立档单位完成室藏各类档案案卷级目录的录入工作,并完成机读目录向市档案目录中心移交任务,达到全区档案信息资源共享的目的。同时做到应归档的电子文件能完整安全归档,电子档案能规范管理并有效利用。初步实现处级立档单位文档一体化管理模式,电子文件归档和电子档案规范化管理。
3、加快全市档案室档案管理软件标准化建设。在全市档案室尽快配备统一的档案管理软件,不仅是搞好电子文件和电子档案规范化管理及文书档案立卷改革工作的有效措施,也是实现全市文档一体化管理,信息资源网上共享的必备基础。到2007年底,全市处级立档单位档案室按照市档案局要求全部配备统一的档案管理软件。档案工作垂直管理的单位,经市档案局同意后,可以使用上级主管部门统一开发的档案管理软件,从而实现各立档单位以文档一体化为主要特征的档案信息现代化管理模式,为全市档案馆室间文档信息管理、交换、查询、利用的有效联接奠定坚实的基础。
(二)国家综合档案馆的工作任务
1、建立局域网。建立局(馆)局域网,与市县区政府政务信息网联通,并充分利用政府信息平台,发挥档案部门的职能作用,为实现网上办公创造条件,以提高工作效率。
2、修改完善档案主页,建立档案网站。充分利用网站开展网上接收、利用,开办网上展览和现行文件阅览等活动,通过网络采集和处理有价值的档案信息等,为利用者提供更便捷的服务。同时搞好网站的安全维护和内容更新,力争使档案网站更具有地方特色。并有计划地上网发布信息和开放档案目录,逐步向社会各界提供网上查询和利用服务,进一步发挥档案信息资源服务社会的作用。
3、推进现行文件中心信息化管理。加大现行文件收集力度,对已有现行文件进行计算机录入,实现现行文件机检,要求各单位配备金通现行文件报送终端或通过网络报送,畅通现行文件进出通道。
4、完善档案馆档案目录中心的建设。市档案馆在现有的8万条条目的基础上,加快馆藏档案案卷级、文件级目录的录入工作,力争在“十一五”期间完成馆藏档案案卷级目录的录入工作;要实现全部馆藏重要全宗档案文件级目录机检;80%的县市区档案馆要建立起馆藏重要全宗档案文件级目录数据库,并实现计算机检索。要严格按照全省档案信息化统一规范标准的要求,进一步规范原有档案目录数据库格式;市级机关档案室对室藏档案全部实行文件级录入。各级档案馆、室都要对原录入的数据进行检查校对;对“十一五”期间陆续接收进馆的档案要进行文件级著录和录入。从2006年开始,每个处级立档单位每年必须向市档案馆移交机读目录,为顺利完成市档案目录中心建设奠定良好基础。
5、建立并完善数据库。一是进一步完善现有档案目录数据库,规范已录数据;二是随着电子档案接收和馆藏档案全文数字化转换,逐步建立全文数据库和多媒体数据库。
6、积极开展馆藏档案的数字化。一是以全宗为单位,有重点地、分期分批地对馆藏珍贵的、重要的、容易破损的、利用率高的纸制档案,采取扫描录入等方式进行数字化转换。首先完成建国前档案的数字化转换。二是对馆藏照片,经进一步考证、著录后,通过扫描技术进行数字化转换。
7、充分利用档案馆档案管理软件功能,开展档案管理与利用等工作环节的现代化管理。除了运用计算机进行档案存储与检索外,同时对档案从接收、库房管理到利用登记、统计等工作环节都采用计算机辅助完成,以提高工作效率和规范化程度。
三、要求及措施
(一)各级领导要充分认识档案信息化建设的重要性和必要性。档案信息化建设是一个地区、一个单位信息化建设的重要组成部分,必须与信息化整体建设同步规划、同步发展。档案信息化建设的核心任务是档案信息资源建设,伴随信息技术的广泛应用而产生的电子文件和电子档案,同传统的纸质文件、档案一样,都是重要的信息资源和珍贵财富,所以各级领导要以对历史负责的态度重视和支持档案信息化建设,加大领导力度,促进档案信息化建设为全区经济和社会发展提供更好的服务。
(二)保证必要的人力和物力投入。各单位应结合本单位实际,必须保证档案信息化建设的硬件投入,同时配备或充实有一定专业能力的人员从事档案工作,为全区顺利实现档案信息化建设目标提供有力保证。
(三)市档案局将加强对各单位档案信息化建设的行政监督和宏观指导。通过制定必要的规范性文件和标准,特别对电子文件和电子档案的积累、鉴定、著录、归档等工作进行依法监督和业务指导,保证各单位产生的有保存价值的电子文件真实、完整、有效、安全,严防杜绝违反《档案法》行为。及时总结经验,推广实施,使各单位档案信息化建设规范有序开展。
(四)加强对档案人员专业知识和技能的培训。通过多种形式培训不同层次的管理人员,为全市实现档案信息化建设目标提供人力保证。一是采取走出去请进来的方法,加强档案局(馆)人员的信息化专业知识和技能的培训,重点引进或培养计算机专业人才;二是重点对全市档案人员进行电子文件和电子档案管理专业知识的培训,结合统一使用的档案管理软件,提高档案人员的计算机应用水平和对档案管理软件的操作能力;三是重点对全市档案人员加强现代化管理和网络知识的培训,提高利用网络开展档案管理和提供文档信息利用服务工作水平。
(五)依照国家档案局及有关部门的规定,结合我市档案工作的实际,尽快以文件的形式规范信息化管理工作,一是以此做为各单位配备信息化设施的依据,二是为各级各部门提供档案信息化建设的标准。
(六)加强档案信息安全管理,确保档案信息和系统的绝对安全。各级档案部门要提高信息安全意识,加强对计算机档案管理系统的管理,确保档案数据库安全;加强对电子文件的管理,保证归档电子文件的真实、完整、有效;档案部门的内部局域网要切实与一切外网实行物理隔离,确保档案信息网络传输的安全;严格遵守相关的安全保密制度,掌握好开放、控制的尺度,非公开的档案信息一律不得上外网。
 
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