市直和中央、省驻永各单位：　

为贯彻实施《中华人民共和国档案法》、国家档案局8号令和《关于加强和改进新形势下档案工作的实施意见》（永办发［2014］34号）文件精神，进一步促进档案管理的规范化、标准化、科学化，提高档案管理水平，现对2016年度文件材料整理归档工作提出如下要求：　

一、加强领导，落实归档文件材料整理任务　

各单位要切实加强对档案工作的领导，建立健全档案工作岗位责任制和责任追究制，强化责任，落实任务。要将档案整理工作纳入单位年度工作计划，并切实保证人员、经费和设施设备的落实，为档案人员做好归档文件材料的收集、整理工作创造良好条件。档案工作人员要切实履行职责，集中时间、集中精力，确保于6月底前完成本单位2016年度归档文件材料的收集、整理工作。往年归档文件材料没有规范整理的单位，要按照国家法律法规和规范要求，与2016年度归档材料整理工作同研究、同部署。同时，科技、会计、人事、实物、声像等各门类档案的归档整理工作要同步开展。　

二、强化收集，注重归档文件材料齐全完整　

归档文件整理过程中，特别要注重“账外文件”的收集，将没有登记在收发文登记簿的和各业务科室形成的各种文件材料，如会议记录、会议纪要、调研报告、统计年报、人事工资、专项工作计划总结等文件材料收集归档，确保“应归尽归”。注意解决归档文件材料不完整不规范问题，将彼此紧密联系的相关文件，如正文与附件、正本与定稿、请示与批复、转发文与被转发文、成套会议材料等收集齐全，确保文件材料的完整性。　

三、明确标准，提高归档文件材料整理质量　

2016年度归档文件的整理工作，要按照国家档案局新颁布的《归档文件整理规则》（2015版）及本单位制订的《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限表》进行，本单位《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限表》制定时间超过5年的，要重新进行报批，制定时间未到5年，但单位工作职能、机构设置发生了变化的，应按照《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》的要求，及时修订本单位文件材料的归档范围和保管期限表，报送市档案局进行审查同意后再进行归档整理工作。整理过程中，做到档案分类科学、文件排列有序、档号编制规范、检索体系完备。　

四、精心准备，积极开展年度归档文件审查　

各单位完成2016年度归档文件材料的整理任务后，从7月份开始，各单位应准备好本单位档案分类大纲、归档文件目录汇集和一盒已装订整理好的档案，派专人报送到市档案局进行审查。对没有报送审查的单位，市档案局将在年底执法检查中重点抽查2016年度文件材料整理归档情况，并对检查结果进行通报。对档案工作中的违法违纪行为，将依据监察部、人力资源和社会保障部、国家档案局第30号令《档案管理违法违纪行为处分规定》进行执法监督处理。　

                                                         永州市档案局　

                                                          2017年4月6日